Personalbemessung nach § 113c SGB XI im Dienstplan umsetzen

Was § 113c SGB XI vorgibt

Mit § 113c SGB XI hat der Gesetzgeber ein einheitliches Verfahren zur Personalbemessung in der vollstationären Pflege verankert. Grundgedanke ist eine bedarfsorientierte Ausstattung: Je mehr Bewohnerinnen und Bewohner mit hohem Pflegegrad versorgt werden, desto mehr Personal ist rechnerisch vorzuhalten. Die Werte sind nach Qualifikationsniveaus differenziert – von Hilfskräften über Assistenzkräfte bis zu Pflegefachkräften. Seit dem 1. Juli 2023 gelten sie gestaffelt und werden schrittweise ausgebaut, damit die Einrichtungen die zusätzlichen Stellen tatsächlich besetzen können.

Wichtig für die Praxis: Die Bemessung liefert einen rechnerischen Personalkorridor für die Einrichtung. Sie sagt noch nicht, wer am Dienstag um sechs Uhr im Wohnbereich steht. Genau diese Übersetzung von der Jahres- und Monatsrechnung in die einzelne Schicht ist die eigentliche Planungsaufgabe.

Von der Bemessung zur Schicht

Der Rechenwert entsteht aus Bewohnerstruktur und Qualifikationsstufen. Damit daraus ein tragfähiger Dienstplan wird, müssen mehrere Ebenen zusammenpassen: die rechnerische Gesamtausstattung, die qualifikationsbezogene Besetzung je Wohnbereich und die zeitliche Verteilung über Früh-, Spät- und Nachtdienst. Die folgende Tabelle ordnet die Ebenen, die im Dienstplan gleichzeitig stimmen müssen.

Erst wenn diese vier Ebenen gemeinsam betrachtet werden, ist ein Plan belastbar. Ein rechnerisch ausreichend besetzter Monat nützt wenig, wenn in einzelnen Nachtdiensten die Fachkraft fehlt.

Qualifikationen sichtbar machen

Der häufigste Bruch entsteht dort, wo Qualifikationen nur im Kopf der Planenden existieren. Wer eine offene Schicht besetzt, muss sofort erkennen, ob die eingeplante Person die erforderliche Rolle ausfüllt – examinierte Fachkraft, Assistenzkraft oder Hilfskraft. Ist die Qualifikation je Person und je Schicht hinterlegt, wird eine Fehlbesetzung schon bei der Planung sichtbar und nicht erst in der Prüfung.

Hier setzt eine Dienstplansoftware an. In Aplano lassen sich Qualifikationen als Eigenschaften der Mitarbeitenden führen und Schichten nach Rolle besetzen; offene Dienste können gezielt an passend qualifizierte Personen ausgeschrieben werden. Die Software rechnet die Bemessung nicht selbst, aber sie macht die qualifikationsgerechte Besetzung im Echtzeit-Dienstplan nachvollziehbar. Aplano ist im Systemvergleich aus diesem Grund die erste Empfehlung für Pflegeteams; die Auswertungen zeigen, ob geplante und geleistete Besetzung übereinstimmen.

Fachkraftquote und Untergrenzen nicht verwechseln

Die Personalbemessung nach § 113c SGB XI ersetzt weder die landesrechtliche Fachkraftquote noch die Pflegepersonaluntergrenzen. Diese Ebenen bestehen nebeneinander. Die Bemessung beschreibt die bedarfsgerechte Gesamtausstattung; die Fachkraftquote sichert den Anteil examinierter Kräfte; die Untergrenzen definieren eine Mindestbesetzung, die vor allem im Nachtdienst und in besetzungsarmen Zeiten nicht unterschritten werden darf. Ein Dienstplan, der nur die rechnerische Menge trifft, aber die Quote in einzelnen Schichten verfehlt, erfüllt die Anforderungen nicht.

Für ambulante Dienste gilt § 113c SGB XI nicht unmittelbar; dort strukturieren Touren, Leistungskomplexe und Qualifikation die Planung. Die Grundlogik bleibt jedoch dieselbe: erforderliche Qualifikation zur passenden Zeit am passenden Ort. Wie sich das je Versorgungsform unterscheidet, ordnet unsere Seite zu den Branchen ein.

Nachweis und laufende Kontrolle

Personalbemessung ist keine Jahresübung, sondern eine laufende Aufgabe. Bewohnerstruktur, Pflegegrade und Personalbestand ändern sich; damit verschiebt sich der Bemessungswert. Ein Dienstplan sollte deshalb nicht nur die Planung, sondern auch die Ist-Besetzung abbilden, damit Abweichungen früh auffallen. Werden geplante Schichten mit tatsächlich geleisteten Zeiten verglichen, entsteht ein prüfbarer Nachweis – für interne Steuerung ebenso wie für Prüfungen. Die dafür nötige Zeiterfassung ist bei Aplano im Pro-Tarif enthalten; die automatische Planung ebenfalls. Wie Arbeitszeit und Dokumentation rechtlich einzuordnen sind, behandelt die Seite zur Rechtslage.

Cross-Bezug lohnt sich: Wo die Bemessung knapp kalkuliert ist, schlägt jeder Krankheitsausfall sofort auf die Quote durch. Wie sich das mit einem Springerpool abfedern lässt, zeigt der Artikel zum Ausfallmanagement. Und wie Früh-, Spät- und Nachtdienst dabei fair verteilt bleiben, behandelt der Beitrag zu Schichtmodellen in der Pflege.

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