Tourenplanung in der ambulanten Pflege: Wege, Zeiten, Dienstplan

Was Tourenplanung von Schichtplanung unterscheidet

In der stationären Pflege wird eine Besetzung geplant: Wie viele Fachkräfte stehen im Frühdienst auf dem Wohnbereich? In der ambulanten Pflege wird eine Abfolge geplant: Wer fährt in welcher Reihenfolge zu welchen Patientinnen und Patienten, mit welchen Leistungen, in welchem Zeitfenster? Die Besetzungsfrage ist damit nicht verschwunden, sie steckt nur in der Tour – und mit ihr eine Größe, die es stationär nicht gibt: der Weg.

Daraus folgt eine andere Fehlerlogik. Ein stationärer Dienstplan wird knapp, wenn jemand ausfällt. Eine Tour wird knapp, wenn die Wege unterschätzt sind – und zwar jeden Tag gleich, ohne dass es einen sichtbaren Anlass gibt. Die Verspätung wandert dabei durch die gesamte Tour: Was am zweiten Einsatz fehlt, fehlt am zwölften immer noch, meist verstärkt.

Zählen Wegezeiten zur Arbeitszeit?

Die Fahrten zwischen zwei Einsätzen während der Tour sind Arbeitszeit. Sie sind Teil der geschuldeten Tätigkeit und nicht der Weg zur Arbeit. Anders liegt der Fall bei der Fahrt von der eigenen Wohnung zum Pflegedienst: Sie ist grundsätzlich Weg zur Arbeit und damit weder Arbeitszeit noch vergütungspflichtig. Für Beschäftigte ohne festen Arbeitsort hat der Europäische Gerichtshof im Urteil vom 10. September 2015 (C-266/14) allerdings entschieden, dass auch die Fahrt zum ersten und vom letzten Kunden Arbeitszeit im Sinne der Arbeitszeitrichtlinie ist – eine Konstellation, die in ambulanten Diensten ohne festen Anfahrtspunkt regelmäßig vorkommt.

Davon zu trennen ist die Vergütung. Dass eine Zeit Arbeitszeit im arbeitsschutzrechtlichen Sinn ist, sagt noch nichts über ihren Stundensatz: Arbeits- und Tarifverträge dürfen Wegezeiten anders vergüten als die Pflegeleistung selbst, müssen dabei aber den Mindestlohn einhalten. Für die Planung ist die Unterscheidung weniger wichtig als die Konsequenz: Wegezeit verbraucht die tägliche Höchstarbeitszeit, egal wie sie bezahlt wird.

Wie viel Zeit die Tour für Wege braucht

Ein belastbarer Richtwert lässt sich nur aus den eigenen Daten gewinnen – Stadtgebiet, Land und Hochhaussiedlung verhalten sich völlig unterschiedlich. Die Rechnung selbst ist aber überall dieselbe und lohnt sich als Kontrolle jeder bestehenden Tour.

Fünfeinhalb Minuten je Übergang schließen Türöffnen, Treppe, Handdesinfektion und Parkplatzsuche ein. Wer weiß, dass die eigenen Wege im Schnitt acht Minuten dauern, hat mit dieser Tour ein strukturelles Defizit von etwa 35 Minuten pro Tag – nicht wegen eines schlechten Tages, sondern wegen der Planung. Sichtbar wird das nur, wenn die tatsächlichen Zeiten erfasst werden und nicht die geplanten. Nach § 3 ArbZG bleibt die werktägliche Arbeitszeit auf acht Stunden begrenzt, verlängerbar auf zehn Stunden bei entsprechendem Ausgleich; überzogene Touren fressen diesen Spielraum unbemerkt auf.

Geteilte Dienste: verbreitet, aber begründungspflichtig

Der Versorgungsbedarf in der ambulanten Pflege ist zweigipflig: morgens und abends. Der geteilte Dienst ist die naheliegende Antwort darauf – und zugleich die unbeliebteste Dienstform im Feld, weil er den Tag zerlegt, ohne freie Zeit zu schaffen. Arbeitsrechtlich ist er zulässig, solange die Vorgaben eingehalten werden: Pausen nach § 4 ArbZG, Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG und die Ruhezeit nach § 5 ArbZG, in Pflegeeinrichtungen mit der Verkürzungsmöglichkeit des § 5 Abs. 2 ArbZG. Die Unterbrechung zwischen Früh- und Spättour ist dabei nicht automatisch eine Ruhepause im Sinne des Gesetzes.

Wer geteilte Dienste einsetzt, sollte sie im Plan als eigene Dienstart führen und über das Team rotieren lassen, statt sie immer denselben Kräften zuzuweisen. Wie sich Belastung systematisch verteilen lässt, zeigt der Beitrag zu Schichtmodellen in der Pflege; die arbeitszeitrechtlichen Grenzen ordnet die Seite zur Rechtslage ein.

Wo Tour und Dienstplan zusammenkommen

In vielen Diensten laufen beide Ebenen getrennt: Die Tour steckt in der Pflegesoftware, der Dienstplan hängt am Schwarzen Brett oder liegt in einer Tabelle. Das funktioniert, solange nichts passiert. Fällt eine Kraft aus, muss jemand beides gleichzeitig lösen – Ersatz finden und die Tour neu schneiden – und dabei im Kopf behalten, wer gestern Spätdienst hatte und heute nicht um sechs anfangen darf.

Der praktikable Weg ist nicht, alles in ein System zu zwingen, sondern die Zuständigkeiten sauber zu trennen: Die Reihenfolge der Einsätze und die Leistungserfassung gehören in die Pflegesoftware, die Frage „wer arbeitet wann, mit welcher Qualifikation, unter welchen Arbeitszeitgrenzen“ in den Dienstplan. Eine Dienstplansoftware wie Aplano deckt die zweite Hälfte ab: Dienste und Verfügbarkeiten in Echtzeit, offene Dienste zum Ausschreiben bei Ausfall, Qualifikationen je Person, Stunden- und Urlaubskonten sowie Hinweise, wenn Pausen- oder Ruhezeitvorgaben verletzt werden. Die Zeiterfassung läuft mobil per App – für Touren der entscheidende Punkt, weil die tatsächliche Dauer sonst erst abends in der Zentrale ankommt. Eine Routenoptimierung leistet Aplano nicht; die bleibt Sache der Tourensoftware. Welche Systeme in Pflegediensten zusammenpassen, zeigt der Systemvergleich.

Touren regelmäßig überprüfen

Tourenpläne veralten leise. Ein Einsatz fällt weg, zwei kommen hinzu, eine Patientin zieht um – nach einem halben Jahr fährt die Tour eine Reihenfolge, die niemand mehr begründen kann. Drei Kennzahlen genügen für eine Überprüfung: der Anteil der Wegezeit an der Tourdauer, die durchschnittliche Verspätung gegenüber dem geplanten Zeitfenster und die Zahl der Touren, die regelmäßig über die geplante Endzeit hinauslaufen. Alle drei entstehen aus erfassten Zeiten und nicht aus Schätzungen.

Nützlich ist außerdem, die Auswertung mit der Ausfallstatistik zusammenzulegen: Häufen sich kurzfristige Ausfälle auf bestimmten Touren, ist das selten Zufall. Wie sich solche Ausfälle abfedern lassen, beschreibt der Beitrag zum Ausfallmanagement mit Springerpool.

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