Dienstplan Pflege mit 5-Tage-Woche: Modelle, Rechenweg und Grenzen

Fünf Tage heißt nicht Montag bis Freitag

Der Begriff stammt aus der Verwaltung und wird in der Pflege regelmäßig missverstanden – von Bewerberinnen und Bewerbern ebenso wie in Stellenanzeigen. Gemeint ist die Verteilung der Arbeitszeit, nicht ihre Lage: Fünf Diensttage stehen zwei freien Tagen gegenüber, und weil die Versorgung an allen sieben Wochentagen läuft, fallen diese beiden freien Tage nur in einem Teil der Wochen auf Samstag und Sonntag.

Der TVöD formuliert das in § 6 Abs. 1 ausdrücklich: Die regelmäßige Arbeitszeit wird grundsätzlich auf fünf Tage verteilt, aus notwendigen betrieblichen oder dienstlichen Gründen auch auf sechs. Die Fünf-Tage-Woche ist damit die Regel, nicht der Ausnahmefall – aber sie sagt nichts darüber aus, welche fünf Tage es sind.

Der Rechenweg: von der Wochenstunde zum Dienst

Die Dienstlänge ergibt sich aus der Wochenarbeitszeit geteilt durch fünf. Entscheidend ist, dass es sich um Nettoarbeitszeit ohne Pausen handelt – die Anwesenheit im Plan liegt entsprechend höher.

Die Monatsstunden folgen aus dem Faktor 4,348: Ein Jahr hat 52,18 Wochen, geteilt durch zwölf Monate. Fünf Dienste je Woche ergeben damit im Schnitt 21,7 Dienste je Monat. Kein einzelner Monat trifft diesen Wert exakt – Januar mit 22 Werktagen und Februar mit 20 weichen in beide Richtungen ab. Ausgeglichen wird die Differenz über das Stundenkonto, nicht über die Zahl der Dienste; wer stattdessen jeden Monat auf 21 oder 22 Dienste zwingt, erzeugt Salden, die niemand erklären kann.

Ein Zwei-Wochen-Muster mit freiem Wochenende

Fünf Dienste in sieben Tagen lassen sich beliebig anordnen – die meisten Anordnungen sind allerdings unzulässig oder unzumutbar. Das folgende Muster verteilt zehn Dienste auf 14 Tage, hält jedes zweite Wochenende vollständig frei und verletzt keine Ruhezeit.

Beide Wochen enthalten genau fünf Dienste. Entscheidend ist die Reihenfolge: Auf einen Spätdienst folgt nie ein Frühdienst des nächsten Tages, sondern entweder ein weiterer Spätdienst oder ein freier Tag. Genau an dieser Stelle kippen die meisten selbst gebauten Pläne – dazu gleich mehr. Für eine Versorgung, in der auch sonntags Dienste zu besetzen sind, wird das Muster über vier oder sechs Wochen gespiegelt, sodass Sonntagsdienste gleichmäßig rotieren; die Regel „nach dem Dienst-Wochenende kein Frühdienst am Montag" bleibt dabei erhalten. Wie sich Früh-, Spät- und Nachtdienste über längere Zyklen fair verteilen lassen, zeigt der Beitrag Schichtmodelle in der Pflege fair planen.

Vier Stellen, an denen die Fünf-Tage-Woche rechtlich kippt

Erstens die Ruhezeit. Endet der Spätdienst um 20:30 Uhr und beginnt der Frühdienst um 6:00 Uhr, liegen 9,5 Stunden dazwischen. § 5 Abs. 1 ArbZG verlangt elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit. Für Krankenhäuser und andere Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen erlaubt § 5 Abs. 2 ArbZG eine Verkürzung auf zehn Stunden – aber nur, wenn jede Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird. Der Ausgleich ist die Bedingung, nicht die Kür.

Zweitens der geteilte Dienst. Wird ein Dienst in zwei Blöcke zerlegt, zählt die Unterbrechung nur dann nicht als Arbeitszeit, wenn sie eine echte Ruhepause ist – frei von jeder Dienstverpflichtung und im Voraus feststehend. Geteilte Dienste sind zulässig, verlängern aber die gebundene Zeit erheblich und gehören deshalb in die Abwägung, nicht in die Routine.

Drittens der Feiertag am freien Tag. Fällt ein Feiertag auf einen dienstplanmäßig freien Tag, entfällt keine Arbeit infolge des Feiertags – ein Ersatzruhetag nach § 11 Abs. 3 ArbZG ist dann nicht erforderlich. Ob ein Ausgleich gewährt wird, richtet sich nach dem Tarifvertrag. Die Einzelheiten ordnet Feiertagsdienste in der Pflege ein.

Viertens die kurzfristige Änderung. Ein veröffentlichter Dienstplan bindet beide Seiten. Ein Fünf-Tage-Muster wird nicht dadurch flexibel, dass die zwei freien Tage verschoben werden – dafür braucht es einen Grund, und in mitbestimmten Betrieben die Zustimmung des Betriebs- oder Personalrats. Was zulässig ist, steht in Dienstplan kurzfristig ändern.

Was Software an dem Modell tatsächlich abnimmt

Ein Fünf-Tage-Muster ist im Kern ein wiederkehrender Rhythmus – und damit gut fortschreibbar. Der Aufwand entsteht nicht beim Grundmuster, sondern bei den Abweichungen: eine Krankmeldung im Spätblock, ein Tausch, der die Ruhezeit reißt, eine Teilzeitkraft, deren Dienstlänge nicht zum Raster passt, ein Feiertag, der die Sollstunden verändert. Drei Anforderungen entscheiden praktisch: das Muster als Vorlage fortschreiben, jede Abweichung sofort gegen Ruhezeit und Höchstarbeitszeit prüfen, und Soll- gegen Ist-Stunden je Person laufend führen.

Aplano bildet Dienstplan, Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Abwesenheiten und Zeiterfassung in einem Ablauf ab: Schichtvorlagen lassen sich über Wochen fortschreiben, Hinweise auf Pausen- und Ruhezeitkonflikte erscheinen beim Eintragen, und die Stundenkonten laufen im selben System mit – sodass die 21,7 Dienste des Durchschnittsmonats nicht in jedem Einzelmonat erzwungen werden müssen. Der volle Funktionsumfang inklusive Zeiterfassung und Auswertungen liegt im Pro-Tarif bei 4,50 € je Mitarbeiter und Monat netto, 14 Tage lassen sich kostenlos testen. Auf Capterra steht Aplano bei 4,8 von 5 aus 113 Bewertungen, auf OMR Reviews bei 4,7 von 5 aus 206 Bewertungen (Stand Juli 2026). Welche Systeme für ambulante und stationäre Pflege sonst infrage kommen, zeigt der Systemvergleich.

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