Pflegepersonaluntergrenzen (PpUGV) 2026: Verhältniszahlen, Nachweis, Sanktionen – und was der Dienstplan leisten muss

Was die PpUGV regelt – und für wen

Die Verordnung beruht auf § 137i SGB V, den der Gesetzgeber 2017 geschaffen hat, nachdem sich GKV-Spitzenverband und Deutsche Krankenhausgesellschaft nicht auf eigene Untergrenzen einigen konnten. Seither erlässt das Bundesgesundheitsministerium die Werte per Verordnung. Die aktuelle Fassung stammt vom 9. November 2020 und wurde zuletzt durch die Sechste Verordnung zur Änderung der PpUGV vom 4. November 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 267) geändert – diese Änderung betrifft ausschließlich die Anlage mit den Indikatoren-DRGs, nach denen das InEK die betroffenen Bereiche ermittelt, nicht die Verhältniszahlen selbst.

Adressat sind ausschließlich zugelassene Krankenhäuser. Ob ein Haus einen pflegesensitiven Bereich hat, ermittelt das Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus (InEK) jedes Jahr aus den Abrechnungsdaten des Vorjahres nach § 21 KHEntgG: entweder weil eine entsprechende Fachabteilung ausgewiesen ist, weil mindestens 40 Prozent der Fälle einer Abteilung in die Indikatoren-DRGs des Bereichs fallen oder weil dort mindestens 4.500 Belegungstage in diesen DRGs anfallen. Für Intensivmedizin genügen fünf Fälle mit intensivmedizinischer Komplexbehandlung im Vorjahr; Bereiche mit weniger als 300 Belegungstagen am Standort bleiben außen vor. Das InEK teilt das Ergebnis bis zum 15. November mit, Einwände sind bis zum 30. November möglich, die Antwort folgt bis zum 15. Dezember – und bis dahin melden die Häuser ihrerseits, welche Stationen zu den Bereichen gehören.

Pflegeheime, Tagespflegen und ambulante Dienste sind nicht erfasst. Für vollstationäre Einrichtungen regelt § 113c SGB XI die Personalbemessung, für die Fachkraftquote das Landesrecht. Wer beide Welten plant – etwa in einem Träger mit Klinik und Pflegeheim –, arbeitet mit zwei völlig verschiedenen Logiken: dort Personalanhaltswerte je Pflegegrad, hier Verhältniszahlen je Schicht.

Alle Verhältniszahlen: Patienten je Pflegekraft und Hilfskraftanteil

§ 6 PpUGV nennt die Untergrenzen als Verhältnis von Patientinnen und Patienten zu einer Pflegekraft. „Pflegekraft“ umfasst Pflegefachkräfte und Pflegehilfskräfte; wie viele Hilfskräfte höchstens mitgezählt werden dürfen, steht in Absatz 2. Zu den Pflegehilfskräften zählt die Verordnung Personen mit mindestens einjähriger Helfer- oder Assistenzausbildung, außerdem Medizinische Fachangestellte, Anästhesietechnische Assistenten und Notfallsanitäter. In der Gynäkologie und Geburtshilfe dürfen zusätzlich Hebammen berücksichtigt werden (§ 6 Abs. 2a).

Die Verordnung zählt die Bereiche in § 6 Abs. 1 als 18 Nummern; die Tabelle fasst Bereiche mit identischen Werten zusammen und lässt die ausgelaufenen Übergangswerte (etwa Intensivmedizin bis Januar 2021 mit 2,5 : 1) weg. Zwei Ergänzungsregeln sind für die Planung wichtig: Ergibt die Untergrenze rechnerisch weniger als eine Pflegekraft – etwa bei sieben Patienten in einer geriatrischen Nachtschicht –, muss trotzdem mindestens eine Pflegefachkraft anwesend sein (§ 6 Abs. 3). Und gelten auf einer Station mehrere Untergrenzen, weil dort interdisziplinär behandelt wird, gilt schichtbezogen die strengste; nur die Intensivmedizin wird daneben gesondert betrachtet (§ 6 Abs. 4).

Wie gerechnet wird: Monatsdurchschnitt, Schichtgrenzen, Stunden ohne Pausen

Die Untergrenzen werden nicht Schicht für Schicht abgehakt, sondern anhand monatlicher Durchschnittswerte geprüft (§ 6 Abs. 5 PpUGV). Wie diese Durchschnitte gebildet werden, regelt die jährlich neu geschlossene PpUG-Nachweis-Vereinbarung – für 2026 die Fassung vom 1. Dezember 2025. Drei Rechenregeln daraus bestimmen, was der Dienstplan liefern muss.

Ein Zahlenbeispiel für eine internistische Station mit durchschnittlich 30 Patienten mittags und 32 um Mitternacht: Tags sind 30 ÷ 10 = 3,0 Pflegekräfte je Stunde des 16-Stunden-Fensters nötig, also 48 Pflegestunden je Tag ohne Pausen; nachts 32 ÷ 22 = 1,45 Pflegekräfte je Stunde, also 11,6 Stunden je Nacht. Bei 30 Tagen im Monat ergibt das 1.440 Tag- und 349 Nachtstunden. Weil der Monatsdurchschnitt zählt, darf ein einzelner Tag darunter liegen – sofern andere Tage es ausgleichen. Die Anzahl der Schichten, in denen die Untergrenze nicht eingehalten wurde, muss das Krankenhaus dennoch quartalsweise gesondert melden (§ 137i Abs. 4 SGB V); wer den Monatsdurchschnitt nur durch Überbesetzung am Wochenende rettet, hat das Problem verschoben, nicht gelöst.

Ausnahmen und die Grenze für Personalverlagerungen

§ 7 PpUGV kennt genau zwei Ausnahmen: kurzfristige krankheitsbedingte Personalausfälle, die „in ihrem Ausmaß über das übliche Maß hinausgehen“, und starke Erhöhungen der Patientenzahlen, etwa bei Epidemien oder Großschadensereignissen. Beides muss das Krankenhaus den Vertragsparteien nach § 11 KHEntgG – also den Krankenkassen vor Ort – nachweisen. Die Sanktions-Vereinbarung ergänzt einen dritten Fall: einen hohen Patientenzuwachs durch die Schließung von Abteilungen benachbarter Krankenhäuser. Der gewöhnliche Krankenstand ist keine Ausnahme; er gehört in den Ausfallzeitfaktor der Personalbemessung, wie der Beitrag zum Ausfallmanagement mit Springerpool beschreibt.

Um zu verhindern, dass Häuser die Untergrenzen durch Abzug aus nicht erfassten Stationen einhalten, verbietet § 8 PpUGV Personalverlagerungen, wenn in den übrigen bettenführenden Bereichen die Zahl der Pflegefachkräfte im Jahresdurchschnitt um mehr als 3 Prozent sinkt und sich zugleich das Verhältnis von Pflegekräften zu Belegungstagen dort um mehr als 3 Prozent verschlechtert. Das InEK prüft das jährlich zum 30. Juni; werden Verlagerungen festgestellt, vereinbaren Krankenhaus und Kassen Gegenmaßnahmen.

Nachweise und Fristen 2026

Die Nachweispflichten sind in § 137i Abs. 4 SGB V und der PpUG-Nachweis-Vereinbarung 2026 geregelt. Für jede Station eines pflegesensitiven Bereichs, jeden Standort und jede Schicht müssen Krankenhäuser monatlich aufgestellte Betten, Belegungstage, Patientenzahl, Personalausstattung – getrennt nach Fach- und Hilfskräften – und Belegung erfassen. Die Meldung erfolgt elektronisch an das InEK, das die Daten unveränderlich kennzeichnet und zurückspielt.

Die Jahresmeldung ist der Punkt, an dem Dienstplan und Zeiterfassung zusammenlaufen müssen: Der Wirtschaftsprüfer bestätigt die Zahlen anhand der Aufzeichnungen des Hauses. Stationen, für die Bestandteile der Jahresmeldung fehlen, gelten für die betroffenen Monate als nicht eingehalten – mit vollem Vergütungsabschlag. Wer Ist-Stunden ohne Pausen je Station und Schichtfenster nicht aus dem System ziehen kann, hat also nicht nur ein Nachweisproblem, sondern ein Kostenrisiko.

Was eine Unterschreitung kostet: die Sanktions-Vereinbarung

Die Höhe der Sanktionen vereinbaren GKV-Spitzenverband und DKG in der PpUG-Sanktions-Vereinbarung, aktuell in der Fassung vom 4. Dezember 2024. Sie gilt für 2025 und fort. Zwei Sanktionsarten sind möglich: ein Vergütungsabschlag auf Fallpauschalen und Zusatzentgelte oder – auf Basis der Jahresmeldung – eine Verringerung der Fallzahl für die betroffenen Stationen im Folgejahr, mindestens in dem Umfang, der die Unterschreitung künftig vermeidet.

Die Jahressumme aller Abschläge wird als Prozentsatz des Erlösbudgets auf jede Rechnung umgelegt und gesondert ausgewiesen (§ 8 Abs. 4 KHEntgG). Bei einem Haus, das auf drei Stationen in acht Monaten die Tagschicht verfehlt, sind das schnell mittlere sechsstellige Beträge – deutlich mehr, als die fehlenden 0,07 Vollkräfte je Patient an Personalkosten ausgemacht hätten. Der Faktor 0,35 ist bewusst so gesetzt, dass Unterschreiten teurer ist als Nachbesetzen, aber nicht das Vielfache. In begründeten Ausnahmefällen können die Vertragsparteien vereinbarte Sanktionen aussetzen (§ 137i Abs. 5 Satz 5 SGB V).

Was das für den Dienstplan bedeutet

Die PpUGV ist eine Besetzungsregel, keine Stellenplanregel. Sie lässt sich nur einhalten, wenn der Dienstplan je Station und Schichtfenster weiß, wie viele Fach- und Hilfskraftstunden er mindestens braucht – und die Zeiterfassung hinterher belegt, dass sie geleistet wurden. Sechs Konsequenzen folgen aus dem Verordnungstext.

• Besetzungsregeln je Station und Schichtfenster hinterlegen. Aus der Untergrenze und der erwarteten Belegung folgt eine Mindestzahl an Pflegestunden für 6–22 Uhr und 22–6 Uhr. Die Regel muss auf Pflegestunden ohne Pausen rechnen, nicht auf Köpfe – eine Kollegin mit 6,5-Stunden-Dienst zählt weniger als eine mit 8,5.
• Qualifikationsmix als Regel, nicht als Notiz. Der Hilfskraftanteil ist ein Höchstwert: In der Geburtshilfe nachts 0 Prozent, in der Geriatrie nachts 20 Prozent. Der Plan muss Fach- und Hilfskraft als Merkmal führen und den Anteil je Schicht prüfen; MFA, ATA und Notfallsanitäter zählen als Hilfskräfte, Auszubildende gar nicht.
• Schichtmodelle an den Fenstern ausrichten. Dienste, die über 22 Uhr oder 6 Uhr laufen, werden anteilig zugeordnet. Ein Spätdienst bis 22:30 Uhr liefert der Nachtschicht nur 30 Minuten – für die Nachtbesetzung zählt, wer ab 22 Uhr da ist. Welche Modelle sich für die Nacht eignen, zeigt der Beitrag zum Nachtdienst in der Pflege.
• Belegung prognostizieren, nicht nur Personal. Die Untergrenze ist ein Verhältnis: Steigt die Belegung im Monat um vier Patienten, fehlt bei 10 : 1 eine halbe Vollkraft je Stunde. Belegungsprognosen aus dem Krankenhausinformationssystem gehören neben den Plan, damit Springer und Pool rechtzeitig zugeteilt werden.
• Ist-Zeiten je Station erfassen. Gezählt werden geleistete Stunden auf der Station. Wer auf zwei Stationen arbeitet, wird anteilig zugeordnet; Fortbildung, Überstundenabbau und Krankheit fallen heraus. Eine Zeiterfassung, die Stunden je Kostenstelle und Schichtfenster ausweist, macht die Quartalsmeldung zum Export statt zur Handarbeit. Das Arbeitszeitgesetz bleibt dabei die zweite Grenze: Die Untergrenze rechtfertigt keine zwölfte Stunde.
• Unterschreitungen im laufenden Monat sichtbar machen. Weil der Monatsdurchschnitt zählt, lässt sich ein schwacher Wochenanfang bis Monatsende ausgleichen – aber nur, wenn die Planung den Stand kennt. Eine Auswertung „Ist-Verhältnis Monat bis heute“ je Station gehört auf den Schreibtisch der Stationsleitung, nicht ins Controlling.

Die Personalseite bleibt davon unberührt: Die PpUGV nennt keine Personalschlüssel je Bett und keinen Ausfallzeitfaktor. Wie aus der Mindestbesetzung ein Stellenplan wird, beschreibt der Beitrag zur Personalbemessung für die Langzeitpflege sinngemäß; für Kliniken fehlt nach der Aufhebung der PPBV eine bundesweite Vorgabe, wie der Beitrag PPR 2.0 abgeschafft zeigt – die Untergrenze ist ein Boden, kein Ziel.

Was eine Dienstplansoftware dafür können muss

Aus den sechs Punkten folgen konkrete Anforderungen: Qualifikationen als Merkmal je Person mit Prüfung des Hilfskraftanteils je Schicht, Besetzungsregeln in Stunden je Zeitfenster statt in Köpfen, Warnungen bei Unterschreitung im Planungsstand, eine Zeiterfassung mit Zuordnung zu Station und Schichtfenster sowie Auswertungen und Exporte, die die Quartalsmeldung vorbereiten. Aplano hinterlegt je Mitarbeiterin Qualifikationen und individuelle Regeln, prüft Besetzungsvorgaben und ArbZG-Grenzen bereits beim Planen, erfasst Ist-Zeiten per App oder Terminal und stellt im Pro-Tarif Auswertungen und Datenexporte bereit; die Verhältnisrechnung der Nachweis-Vereinbarung selbst bleibt Aufgabe des Controllings. Welche Systeme für Klinik und Pflege sonst infrage kommen, zeigt der Systemvergleich.

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