Pflegezeit und Familienpflegezeit: Ansprüche, Fristen und Folgen für den Dienstplan in der Pflege

Wer Anspruch hat: Beschäftigte und nahe Angehörige

Das Pflegezeitgesetz (PflegeZG) und das Familienpflegezeitgesetz (FPfZG) gelten für alle Beschäftigten im Sinne von § 7 Absatz 1 PflegeZG: Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, Auszubildende und arbeitnehmerähnliche Personen. Für eine Einrichtung heißt das: Die Pflegefachkraft im Nachtdienst hat dieselben Rechte wie die Auszubildende im dritten Jahr oder die Mitarbeiterin in der Hauswirtschaft. Von den Vorschriften darf nach § 8 PflegeZG nicht zuungunsten der Beschäftigten abgewichen werden – auch nicht per Arbeitsvertrag oder Dienstvereinbarung.

Voraussetzung ist ein pflegebedürftiger naher Angehöriger. Nahe Angehörige sind nach § 7 Absatz 3 PflegeZG Großeltern, Eltern, Schwiegereltern und Stiefeltern, Ehegatten, Lebenspartner und Partner einer eheähnlichen Gemeinschaft, Geschwister und deren Ehegatten bzw. Lebenspartner, Geschwister des Ehegatten oder Lebenspartners sowie Kinder, Adoptiv- und Pflegekinder (auch des Partners), Schwiegerkinder und Enkelkinder. Pflegebedürftig ist, wer die Voraussetzungen der §§ 14 und 15 SGB XI erfüllt, also einen Pflegegrad hat. Für die kurzzeitige Arbeitsverhinderung genügt es, wenn diese Voraussetzungen voraussichtlich erfüllt sind – der Pflegegrad muss in der akuten Situation also noch nicht festgestellt sein.

Die drei Stufen im Überblick

Die gesetzlichen Ansprüche unterscheiden sich vor allem in Dauer, Vorlauf und Betriebsgröße. Für die Planung ist die Vorlaufzeit die wichtigste Spalte: Sie bestimmt, ob ein Ausfall mit dem regulären Planungszyklus aufgefangen werden kann oder kurzfristig ersetzt werden muss.

Pflegezeit und Familienpflegezeit lassen sich kombinieren, dürfen aber zusammen 24 Monate je pflegebedürftigem Angehörigen nicht überschreiten (§ 4 Absatz 1 PflegeZG, § 2 Absatz 2 FPfZG). Pflegen mehrere Geschwister denselben Elternteil, hat jede und jeder von ihnen einen eigenen Anspruch gegenüber dem eigenen Arbeitgeber.

Kurzzeitige Arbeitsverhinderung und Pflegeunterstützungsgeld

Die erste Stufe ist für den Akutfall gedacht: ein Sturz mit Klinikaufenthalt, eine Entlassung ohne geregelte Versorgung, ein plötzlich nötiger Heimplatz. Beschäftigte haben nach § 2 Absatz 1 PflegeZG das Recht, bis zu zehn Arbeitstage der Arbeit fernzubleiben, wenn das erforderlich ist, um eine bedarfsgerechte Pflege zu organisieren oder die pflegerische Versorgung in dieser Zeit sicherzustellen. Eine Schwelle bei der Betriebsgröße gibt es nicht – auch der ambulante Dienst mit acht Mitarbeitenden ist betroffen.

Eine Genehmigung braucht es nicht. Die Beschäftigten müssen die Verhinderung und ihre voraussichtliche Dauer aber unverzüglich mitteilen. Auf Verlangen ist eine ärztliche Bescheinigung oder die Bescheinigung einer Pflegefachperson über die Pflegebedürftigkeit und die Erforderlichkeit vorzulegen (§ 2 Absatz 2 PflegeZG).

Zum Geld: Der Arbeitgeber zahlt nach § 2 Absatz 3 PflegeZG nur dann weiter, wenn sich das aus einer anderen gesetzlichen Vorschrift oder aus einer Vereinbarung ergibt – etwa aus § 616 BGB, sofern dieser im Arbeits- oder Tarifvertrag nicht ausgeschlossen ist. Andernfalls zahlt die Pflegekasse des pflegebedürftigen Angehörigen auf Antrag Pflegeunterstützungsgeld nach § 44a Absatz 3 SGB XI: für bis zu zehn Arbeitstage je Kalenderjahr, in der Regel 90 Prozent des ausgefallenen Nettoarbeitsentgelts (100 Prozent, wenn in den zwölf Monaten davor beitragspflichtige Einmalzahlungen bezogen wurden), höchstens 70 Prozent der Beitragsbemessungsgrenze. Nehmen mehrere Beschäftigte die Arbeitsverhinderung für denselben Angehörigen in Anspruch, teilen sie sich diese zehn Tage. Der Antrag ist unverzüglich zu stellen.

Für die Dienstplanung ist diese Stufe ein klassischer Kurzfristausfall – vergleichbar mit einer Krankmeldung, nur mit absehbarem Ende. Wie offene Dienste in solchen Fällen nachbesetzt werden und wo die Grenzen des Einspringens liegen, beschreiben die Beiträge zum Ausfallmanagement mit Springerpool und zum kurzfristigen Ändern des Dienstplans.

Pflegezeit: bis zu sechs Monate, ganz oder teilweise

Pflegezeit nach § 3 Absatz 1 PflegeZG ist die Freistellung für die häusliche Pflege eines nahen Angehörigen. Sie kann vollständig oder teilweise genommen werden und dauert längstens sechs Monate je Angehörigem (§ 4 Absatz 1 PflegeZG). Der Anspruch besteht nicht gegenüber Arbeitgebern mit in der Regel 15 oder weniger Beschäftigten.

Ankündigung. Wer Pflegezeit nehmen will, muss das spätestens zehn Arbeitstage vor Beginn in Textform ankündigen und dabei Zeitraum und Umfang angeben, bei teilweiser Freistellung auch die gewünschte Verteilung der Arbeitszeit (§ 3 Absatz 3 PflegeZG). Lässt die Ankündigung offen, ob Pflegezeit oder Familienpflegezeit gemeint ist, und liegen die Voraussetzungen für beides vor, gilt sie als Ankündigung von Pflegezeit.

Teilfreistellung. Wird nur teilweise freigestellt, schließen Arbeitgeber und Beschäftigte eine schriftliche Vereinbarung über Verringerung und Verteilung der Arbeitszeit. Der Arbeitgeber hat den Wünschen der Beschäftigten zu entsprechen, es sei denn, dringende betriebliche Gründe stehen entgegen (§ 3 Absatz 4 PflegeZG). Das ist eine hohe Hürde: Dass eine bestimmte Lage – etwa nur Frühdienste unter der Woche – die Planung erschwert, reicht für sich genommen nicht.

Dauer und Ende. Eine kürzer genommene Pflegezeit kann mit Zustimmung des Arbeitgebers bis zur Höchstdauer verlängert werden; verlangt werden kann die Verlängerung nur, wenn ein geplanter Wechsel der Pflegeperson aus wichtigem Grund scheitert. Ist der Angehörige nicht mehr pflegebedürftig oder die häusliche Pflege unmöglich oder unzumutbar – etwa nach Umzug ins Pflegeheim oder nach dem Tod –, endet die Pflegezeit vier Wochen nach Eintritt der veränderten Umstände (§ 4 Absatz 2 PflegeZG). Ansonsten ist eine vorzeitige Beendigung nur mit Zustimmung des Arbeitgebers möglich.

Urlaub. Für jeden vollen Kalendermonat einer vollständigen Freistellung darf der Arbeitgeber den Erholungsurlaub um ein Zwölftel kürzen (§ 4 Absatz 4 PflegeZG). Bei teilweiser Freistellung gibt es diese Kürzung nicht; der Urlaubsanspruch richtet sich dann nach der Zahl der Arbeitstage. Wie sich das im Urlaubskonto und in der Jahresplanung niederschlägt, ordnet der Beitrag zur Urlaubsplanung in der Pflege ein.

Sonderformen: minderjährige Angehörige und Sterbebegleitung

Zwei Varianten erweitern die Pflegezeit. Für die Betreuung eines minderjährigen pflegebedürftigen nahen Angehörigen gibt es die Freistellung auch dann, wenn die Betreuung außerhalb der häuslichen Umgebung stattfindet, etwa während eines Klinikaufenthalts (§ 3 Absatz 5 PflegeZG). Für die Begleitung in der letzten Lebensphase – bei einer fortschreitenden, nicht heilbaren Erkrankung mit begrenzter Lebenserwartung von Wochen oder wenigen Monaten – können Beschäftigte bis zu drei Monate freigestellt werden; nachzuweisen ist das durch ein ärztliches Zeugnis (§ 3 Absatz 6, § 4 Absatz 3 PflegeZG). Eine häusliche Pflege ist hier nicht Voraussetzung, die Begleitung im Hospiz ist erfasst.

Familienpflegezeit: bis zu 24 Monate mit Mindestarbeitszeit

Die Familienpflegezeit nach § 2 FPfZG ist für längere Pflegephasen gedacht. Sie ist ausschließlich eine teilweise Freistellung für längstens 24 Monate. Die verringerte Arbeitszeit muss mindestens 15 Stunden pro Woche betragen; bei wechselnden Wochenarbeitszeiten genügt es, wenn dieser Wert im Durchschnitt eines Zeitraums von bis zu einem Jahr erreicht wird. Der Anspruch besteht nicht gegenüber Arbeitgebern mit in der Regel 25 oder weniger Beschäftigten, wobei Auszubildende nicht mitgezählt werden.

Ankündigung und Vereinbarung. Familienpflegezeit ist spätestens acht Wochen vor dem gewünschten Beginn in Textform anzukündigen, mit Zeitraum, Umfang und gewünschter Verteilung der Arbeitszeit (§ 2a Absatz 1 FPfZG). Wie bei der Pflegezeit ist eine schriftliche Vereinbarung zu schließen; der Arbeitgeber muss den Wünschen entsprechen, soweit keine dringenden betrieblichen Gründe entgegenstehen (§ 2a Absatz 2 FPfZG). Auch hier ist eine Bescheinigung der Pflegekasse oder des Medizinischen Dienstes vorzulegen, und die Freistellung endet vier Wochen nach Wegfall der Pflegebedürftigkeit oder der häuslichen Pflege.

Kombination mit Pflegezeit. Wer beide Freistellungen für denselben Angehörigen nutzt, muss sie unmittelbar aneinander anschließen. Folgt die Familienpflegezeit auf eine Pflegezeit, beträgt die Ankündigungsfrist drei Monate; folgt die Pflegezeit auf eine Familienpflegezeit, gelten acht Wochen (§ 3 Absatz 3 PflegeZG, § 2a Absatz 1 FPfZG). Typisch ist der Ablauf: zunächst einige Monate vollständige Freistellung in der Anfangsphase, danach eine längere Teilzeitphase.

Parallel zu den Familienpflegezeit-Varianten gibt es auch hier die Betreuung minderjähriger pflegebedürftiger Angehöriger in häuslicher oder außerhäuslicher Umgebung (§ 2 Absatz 5 FPfZG).

Kündigungsschutz, Darlehen und Sozialversicherung

Kündigungsschutz. Nach § 5 PflegeZG darf der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis von der Ankündigung an, höchstens jedoch zwölf Wochen vor dem angekündigten Beginn, bis zum Ende der kurzzeitigen Arbeitsverhinderung oder Freistellung nicht kündigen. Für die Familienpflegezeit gilt das über § 2 Absatz 3 FPfZG entsprechend. Nur in besonderen Fällen kann die für den Arbeitsschutz zuständige oberste Landesbehörde eine Kündigung ausnahmsweise für zulässig erklären.

Zinsloses Darlehen. Ein Lohnersatz ist für Pflegezeit und Familienpflegezeit nicht vorgesehen. Stattdessen gewährt das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) auf Antrag ein zinsloses Darlehen in monatlichen Raten (§ 3 FPfZG). Die Rate beträgt grundsätzlich die Hälfte der Differenz zwischen dem pauschalierten Nettoentgelt vor und während der Freistellung; bei Pflegezeit ist sie auf den Betrag begrenzt, der sich bei einer Arbeitszeit von 15 Wochenstunden ergäbe. Ein geringerer Betrag kann gewählt werden, mindestens aber 50 Euro im Monat. Zurückgezahlt wird ab dem Monat nach Ende der Förderung, innerhalb von 48 Monaten nach Beginn der Freistellung (§ 6 FPfZG). In Härtefällen sind Stundung und unter engen Voraussetzungen ein Teilerlass möglich. Der Arbeitgeber muss dem BAFzA Arbeitsumfang und Arbeitsentgelt vor der Freistellung bescheinigen (§ 4 FPfZG) – eine Aufgabe für Personalabteilung oder Lohnbüro, die eingeplant werden sollte.

Sozialversicherung. In der Familienpflegezeit bleibt das Beschäftigungsverhältnis sozialversicherungspflichtig, die Beiträge richten sich nach dem verringerten Entgelt. Bei vollständiger Pflegezeit können gesetzlich Versicherte über die Familienversicherung beitragsfrei mitversichert sein; andernfalls zahlt die Pflegekasse auf Antrag einen Zuschuss bis zur Höhe des Mindestbeitrags (§ 44a Absatz 1 SGB XI). Rentenbeiträge übernimmt die Pflegeversicherung des Angehörigen, wenn die Pflegeperson einen Menschen mit Pflegegrad 2 bis 5 mindestens zehn Stunden pro Woche an mindestens zwei Tagen häuslich pflegt und nicht mehr als 30 Stunden pro Woche erwerbstätig ist. Für die Arbeitslosenversicherung zahlt die Pflegeversicherung während der Pflegezeit Beiträge, wenn vorher Versicherungspflicht bestand.

Stand der Reformpläne: kein Familienpflegegeld beschlossen

Seit Jahren wird diskutiert, Pflegezeit- und Familienpflegezeitgesetz zusammenzuführen und das Darlehen durch eine Lohnersatzleistung nach dem Vorbild des Elterngelds zu ersetzen. Der Stand am 7. November 2026 ist eindeutig: Es gibt weder ein beschlossenes Familienpflegegeld noch einen Gesetzentwurf. Der Koalitionsvertrag von CDU, CSU und SPD enthält lediglich einen Prüfauftrag, wie ein Familienpflegegeld perspektivisch eingeführt werden kann. Bundesfamilienministerin Karin Prien hat Ende September 2026 angekündigt, im ersten Halbjahr 2027 einen Vorschlag vorzulegen, und auf die Haushaltslage als offene Frage verwiesen.

Für Beschäftigte und Einrichtungen gelten damit unverändert die hier beschriebenen Regeln. Wer heute eine Freistellung plant, sollte nicht auf eine künftige Leistung warten; ob und ab wann ein Familienpflegegeld kommt und ob es laufende Freistellungen erfasst, ist offen.

Was das für den Dienstplan bedeutet

Aus Sicht der Planung sind die drei Stufen drei unterschiedliche Ausfallarten: ein kurzfristiger Ausfall mit festem Ende, eine planbare Abwesenheit mit kurzem Vorlauf und eine langfristige Stundenreduzierung mit komfortablem Vorlauf. Jede braucht eine andere Antwort.

Teilfreistellung konkret machen. Die Vereinbarung sollte nicht nur die Wochenstunden enthalten, sondern die Lage: welche Dienste (Früh, Spät, Nacht), welche Wochentage, ob Wochenenddienste weiterlaufen. Bei einer Restarbeitszeit von 15 Wochenstunden sind das in einer Einrichtung mit Acht-Stunden-Diensten rechnerisch zwei Dienste pro Woche. Weil die Mindestarbeitszeit der Familienpflegezeit im Jahresdurchschnitt eingehalten werden darf, sind auch unregelmäßige Muster möglich – etwa im Wechsel eine Woche mit drei und eine mit einem Dienst. Das hilft, wenn die Pflegeperson zu Hause im Wechsel mit Geschwistern pflegt. Entscheidend ist, dass das Muster in der Vereinbarung steht und im Stundenkonto nachvollziehbar abgerechnet wird. Wie Wochenstunden in eine Fünf-Tage-Woche mit Dienstlängen übersetzt werden, zeigt der Beitrag zum Dienstplan mit Fünf-Tage-Woche.

Dringende betriebliche Gründe sauber prüfen. Wünscht eine Pflegefachkraft ausschließlich Frühdienste, kann das mit der Besetzung kollidieren – etwa wenn die Fachkraftpräsenz im Spätdienst ohnehin knapp ist. Eine Ablehnung der gewünschten Verteilung trägt aber nur, wenn die Gründe dringend sind und belegt werden können. Hilfreich ist, die Besetzungsregeln je Schicht – Mindestbesetzung, Qualifikationsmix, Personalanhaltswerte nach § 113c SGB XI – vorab dokumentiert zu haben. Dann lässt sich zeigen, welche Lage machbar ist, und ein Gegenvorschlag ist sachlich begründbar.

Befristete Vertretung nutzen. Für die Dauer der Arbeitsverhinderung oder Freistellung ist die befristete Einstellung einer Vertretung sachlich gerechtfertigt, einschließlich einer notwendigen Einarbeitungszeit (§ 6 Absatz 1 PflegeZG). Endet die Freistellung vorzeitig nach § 4 Absatz 2, kann der Arbeitgeber den befristeten Vertrag mit zwei Wochen Frist kündigen, sofern das nicht vertraglich ausgeschlossen ist. Bei einer Familienpflegezeit von 24 Monaten mit halbierter Stelle ist das oft der verlässlichere Weg als eine dauerhaft auf Einspringen gestützte Lösung.

Die Rückkehr mitplanen. Freistellungen enden nicht immer zum vereinbarten Termin. Stirbt die angehörige Person oder zieht sie ins Pflegeheim, endet die Freistellung vier Wochen später. Das ist eine kurze Frist, um wieder volle Dienste einzuplanen – und um nach einem belastenden Ereignis einen behutsamen Wiedereinstieg zu ermöglichen. Wer das Enddatum im System als „voraussichtlich“ führt, wird von dieser Wendung nicht überrascht.

Tarifliche Teilzeit als Alternative. Im öffentlichen Dienst sieht § 11 TV-L (und entsprechend § 11 TVöD) vor, dass mit Beschäftigten, die einen nach ärztlichem Gutachten pflegebedürftigen Angehörigen betreuen, auf Antrag Teilzeit vereinbart werden soll, wenn dringende dienstliche bzw. betriebliche Belange nicht entgegenstehen; die Teilzeit ist auf Antrag auf bis zu fünf Jahre zu befristen. Für Pflegekräfte, deren Pflegesituation länger dauert als 24 Monate, kann das der passendere Rahmen sein – allerdings ohne Darlehen und ohne den Sonderkündigungsschutz des Pflegezeitgesetzes.

Softwareseitig lässt sich eine Teilfreistellung abbilden, ohne dass sie im Kopf der Planerin hängen bleibt. In Aplano werden Sollstunden je Mitarbeitenden befristet geändert, Abwesenheiten mit eigenen Gründen erfasst und Verfügbarkeiten gepflegt – eine vereinbarte Beschränkung auf Frühdienste wird damit bei der Planung sichtbar, und das Stundenkonto zeigt, ob die vereinbarte Wochenarbeitszeit im Durchschnitt eingehalten wird. Den Systemvergleich für Pflegeteams zeigt die Seite Vergleich. Ob eine Freistellung im Einzelfall zu gewähren ist, entscheidet keine Software; das bleibt Aufgabe von Leitung und Personalabteilung. Die übrigen arbeitsrechtlichen Grundlagen ordnet die Rechtslage ein.

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