Einspringprämie in der Pflege: Was tariflich gilt, wie sie versteuert wird und wann sie hilft

Was eine Einspringprämie ist – und was nicht

Fällt eine Pflegekraft kurzfristig aus, fragt die Leitung Kolleginnen und Kollegen, die an diesem Tag frei haben. Wer zusagt, gibt ein geplantes Frei auf, oft mit wenigen Stunden Vorlauf. Die Einspringprämie ist der Betrag, mit dem eine Einrichtung genau diese Bereitschaft honoriert. In Tarifwerken und Dienstvereinbarungen heißt sie auch Holen-aus-dem-Frei-Prämie, Ausfallprämie, Einspringpauschale oder, in den AVR der Diakonie, Vertretungszuschlag.

Kennzeichnend sind drei Merkmale: Der Dienst liegt an einem im Dienstplan als frei eingeplanten Tag, die Anfrage kommt kurzfristig, und die Übernahme ist freiwillig. Die Prämie wird pauschal je Dienst gezahlt und kommt zum Entgelt für die geleisteten Stunden hinzu. Sie ist damit etwas anderes als die Vergütung von Arbeitszeit oder der Ausgleich einer bestimmten Lage der Arbeitszeit.

Kein Einspringen im Sinne der meisten Regelungen ist der freiwillige Schichttausch unter Kolleginnen und Kollegen: Dort ändert sich nur, wer einen Dienst übernimmt, nicht die Zahl der Dienste. Die Muster-Dienstvereinbarung für Caritas-Einrichtungen schließt den Tausch und die bloße Verlängerung eines laufenden Dienstes ausdrücklich aus, zählt aber einen zusätzlichen zweiten Dienst am selben Tag mit. Wie Rufbereitschaft vergütet wird und wann sie Arbeitszeit ist, behandelt der Beitrag Rufbereitschaft und Bereitschaftsdienst in der Pflege; die Zulagen für Schichtarbeit erklärt Wechselschichtzulage und Schichtzulage.

Kein gesetzlicher Anspruch: woraus die Prämie entsteht

Weder das Arbeitszeitgesetz noch ein anderes Gesetz sieht eine Prämie für das Einspringen vor. Ob es sie gibt, entscheidet die Rechtsquelle, die in der Einrichtung gilt:

1. Tarifvertrag oder kirchliche Arbeitsvertragsrichtlinien. Ist die Prämie dort geregelt, haben alle Beschäftigten im Geltungsbereich einen Anspruch, sobald die Voraussetzungen erfüllt sind.
2. Betriebs- oder Dienstvereinbarung. Sie regelt Voraussetzungen, Höhe und Auszahlung für die ganze Einrichtung. In kirchlichen Einrichtungen geschieht das über eine Dienstvereinbarung mit der Mitarbeitervertretung.
3. Arbeitsvertrag oder Gesamtzusage. Der Arbeitgeber sagt die Prämie einzeln oder allen Beschäftigten zu, etwa per Aushang oder im Intranet.

Auch eine freiwillige Prämie unterliegt Regeln. Der Arbeitgeber darf einzelne Beschäftigte oder Gruppen nicht ohne sachlichen Grund ausnehmen (arbeitsrechtlicher Gleichbehandlungsgrundsatz). Teilzeitkräfte dürfen wegen der Teilzeit nicht schlechter behandelt werden als vergleichbare Vollzeitkräfte (§ 4 Abs. 1 TzBfG). Eine Prämie, die je Dienst gezahlt wird, ist deshalb grundsätzlich in voller Höhe zu zahlen, unabhängig vom Stellenanteil.

In Betrieben mit Betriebsrat ist die Einführung einer Einspringprämie in aller Regel mitbestimmungspflichtig: Die Verteilungsgrundsätze einer Vergütungsleistung fallen unter die betriebliche Lohngestaltung nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG. Ob und in welchem Gesamtumfang der Arbeitgeber Geld bereitstellt, entscheidet er dagegen selbst. Für Mitarbeitervertretungen und Personalräte gelten die jeweiligen kirchlichen Ordnungen und Personalvertretungsgesetze.

Tarifliche Regelungen im Überblick

In der Pflege gelten vor allem der TVöD, die kirchlichen Arbeitsvertragsrichtlinien von Diakonie und Caritas sowie Haus- und Konzerntarife. Sie gehen mit dem Einspringen sehr unterschiedlich um.

Diakonie. Die AVR.DD regeln das Thema am ausführlichsten und trennen zwei Instrumente. Absatz 1 erlaubt dem Dienstgeber, eine kurze Vertretungsbereitschaft anzuordnen; das ist planbar und gedeckelt. Absatz 2 honoriert das echte Einspringen aus dem Frei, das freiwillig bleibt. Abweichungen per Dienstvereinbarung sind nach Absatz 3 nur zugunsten der Mitarbeitenden möglich. Wer in einer Diakonie-Einrichtung arbeitet, sollte zusätzlich prüfen, welche regionale Fassung der AVR gilt; einige Landesverbände wenden eigene Fassungen an.

Caritas. Die AVR Caritas legen keinen Betrag fest, öffnen aber die Tür: Durch Dienstvereinbarung können für die freiwillige Übernahme zusätzlich betrieblich veranlasster Dienste Zulagen oder Zuschläge zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Entgelt vereinbart werden. Eine Muster-Dienstvereinbarung der Diözesanen Arbeitsgemeinschaft der Mitarbeitervertretungen Freiburg (Dezember 2023) sieht unterschiedliche Pauschalen für Montag bis Freitag einerseits und für Wochenende, Feiertage sowie den 24. und 31. Dezember andererseits vor; die Beträge lässt sie offen. Ihre Präambel hält fest, Einspringdienste seien „aus arbeitsgesundheitlichen Gründen restriktiv anzuwenden“.

TVöD. Der TVöD regelt das Einspringen aus dem Frei nicht gesondert. Auch die für die Pflege relevanten Punkte der Tarifeinigung vom 6. April 2025 – höhere Wechselschichtzulage, Jahressonderzahlung, freiwillige Erhöhung der Wochenarbeitszeit auf bis zu 42 Stunden – enthalten keine Einspringprämie. Kommunale Kliniken und Pflegeeinrichtungen, die eine Prämie zahlen, tun das über Dienstvereinbarungen oder als freiwillige Leistung. Die Zeitzuschläge für Feiertage und Nächte bleiben davon unberührt; sie erläutert der Beitrag Feiertagsdienste in der Pflege.

Wie hoch ist eine Einspringprämie typischerweise?

Einen Marktdurchschnitt gibt es nicht, weil keine Statistik die betrieblichen Regelungen erfasst. Belegbar sind nur einzelne Werte: 60 Euro je Dienst in den AVR.DD und die in der Fachpresse berichtete Spanne von 40 bis 85 Euro eines kommunalen Klinikums. Viele Haus- und Dienstvereinbarungen staffeln nach Tageslage (Wochentag, Wochenende, Feiertag), nach Dienstart (Tag, Nacht) oder nach Vorlauf (je kurzfristiger, desto höher).

Für die Einrichtung zählt nicht der Auszahlungsbetrag allein. Auf die Prämie fallen Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung an, und sie wird nur fällig, wenn der Dienst tatsächlich angetreten wird. Die Kosten lassen sich deshalb einfach budgetieren:

Der Vergleich lohnt sich vor allem gegenüber der Zeitarbeit: Bei Leasingkräften trägt die Einrichtung in der Langzeitpflege den Teil des Verrechnungssatzes selbst, der über dem Niveau eigener Beschäftigter liegt. Wie diese Lücke entsteht, zeigt der Beitrag Zeitarbeit in der Pflege.

Steuer und Sozialversicherung: warum die Prämie nicht steuerfrei ist

Pflegekräfte kennen steuerfreie Zuschläge aus jeder Nachtschicht. Die Einspringprämie gehört nicht dazu. Nach § 3b Abs. 1 EStG steuerfrei sind nur Zuschläge, die für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit neben dem Grundlohn gezahlt werden, und auch das nur bis zu festen Prozentsätzen: 25 Prozent für Nachtarbeit zwischen 20 und 6 Uhr (40 Prozent von 0 bis 4 Uhr, wenn die Arbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde), 50 Prozent für Sonntage, 125 Prozent für gesetzliche Feiertage und 150 Prozent für den 24. Dezember ab 14 Uhr, den 25. und 26. Dezember sowie den 1. Mai. Der Grundlohn wird dabei mit höchstens 50 Euro je Stunde angesetzt.

Die Einspringprämie wird dagegen für die kurzfristige Übernahme eines Dienstes gezahlt, unabhängig davon, wann er liegt. Sie ist deshalb gewöhnlicher Arbeitslohn nach § 19 EStG und Arbeitsentgelt nach § 14 SGB IV. Beitragsfrei ist sie auch in der Sozialversicherung nicht, denn § 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV nimmt Zulagen und Zuschläge nur aus, soweit sie lohnsteuerfrei sind; bei Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschlägen gilt die Beitragsfreiheit zudem nur bis zu einem Stundenentgelt von 25 Euro.

Für die Abrechnung ist noch zu klären, ob die Prämie als laufendes oder als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt behandelt wird. Einmalig gezahlt sind nach § 23a Abs. 1 SGB IV Zuwendungen, die nicht für die Arbeit in einem einzelnen Entgeltabrechnungszeitraum gezahlt werden. Eine Prämie, die einem konkreten Dienst in einem bestimmten Monat zugeordnet ist, spricht eher für laufendes Entgelt; die Entscheidung trifft die Lohnbuchhaltung anhand der konkreten Regelung. Wer eine Prämie als echten Zeitzuschlag für bestimmte Stunden gestalten will, um die Steuerfreiheit zu nutzen, sollte vorab eine Anrufungsauskunft beim Betriebsstättenfinanzamt nach § 42e EStG einholen. Ein pauschaler Betrag je Dienst erfüllt die Voraussetzungen von § 3b EStG nicht.

Refinanzierung in der Langzeitpflege

Für Pflegeheime und ambulante Dienste stellt sich die Frage, ob die Prämie in den Pflegesatz einfließt. Den Rahmen setzt § 82c SGB XI. Bei tarifgebundenen oder an kirchliche Arbeitsrechtsregelungen gebundenen Einrichtungen kann eine Bezahlung bis zur Höhe der aus dieser Bindung resultierenden Vorgaben nicht als unwirtschaftlich abgelehnt werden (Abs. 1). Ein tariflich festgelegter Vertretungszuschlag wie der nach § 20b AVR.DD ist eine solche Vorgabe.

Schwieriger ist es bei Prämien, die über die Bindung hinaus freiwillig gezahlt werden, und bei Einrichtungen, die sich am regional üblichen Entlohnungsniveau orientieren. § 72 Abs. 3b Satz 2 SGB XI zählt zur Entlohnung den Grundlohn, regelmäßige Jahressonderzahlungen, vermögenswirksame Leistungen, pflegetypische Zulagen, den Lohn für Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft sowie pflegetypische Zuschläge; Letztere sind Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge. Einspringprämien sind dort nicht ausdrücklich genannt. Wie sie im konkreten Fall eingeordnet werden, sollte die Einrichtung vor der Einführung mit Blick auf die nächste Pflegesatzverhandlung klären und die Prämie getrennt von anderen Zulagen buchen.

Stand der Gesetzgebung, Oktober 2026: Das Bundeskabinett hat am 30. September 2026 den Entwurf des Pflegeneuordnungsgesetzes beschlossen, der auch die Regeln zur Wirtschaftlichkeit von Personalaufwendungen ändern soll. Das Gesetz ist nicht verabschiedet; bis zum Abschluss des parlamentarischen Verfahrens gilt das beschriebene Recht.

Vor- und Nachteile aus Sicht der Einrichtung

Die Arbeitszeitgrenzen gelten unabhängig von jeder Prämie. Ein eingesprungener Dienst zählt bei der werktäglichen Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG mit, die Ruhezeit nach § 5 ArbZG muss eingehalten sein, und wer an einem Sonntag einspringt, braucht einen Ersatzruhetag nach § 11 Abs. 3 ArbZG. Die Prüfpunkte dafür fasst der Beitrag Arbeitszeitgesetz in der Pflege zusammen.

Alternativen und Ergänzungen

Eine Einspringprämie wirkt am besten als letzte Stufe eines Ausfallkonzepts, nicht als dessen Ersatz. Die AVR.DD machen das mit ihren zwei Instrumenten vor: erst planbare Vertretungsbereitschaft, dann freiwilliges Einspringen.

Springerpool. Beschäftigte, die nicht fest einer Schicht zugeordnet sind, fangen Ausfälle planmäßig auf. In der Langzeitpflege verlangt § 75 Abs. 3 SGB XI, dass die Landesrahmenverträge auch Personalpools oder vergleichbare betriebliche Ausfallkonzepte vorsehen. Wie ein Pool dimensioniert wird, beschreibt der Beitrag Ausfallmanagement und Springerpool.

Vertretungs- oder Rufbereitschaft. Statt am Ausfalltag die Liste abzutelefonieren, ist im Voraus festgelegt, wer in einem kurzen Zeitfenster abrufbar ist. Das kostet auch dann etwas, wenn niemand ausfällt, schützt aber die freien Tage aller anderen.

Verfügbarkeiten und offene Dienste. Teilzeitkräfte, die gern Stunden aufstocken, hinterlegen Zeiten, zu denen sie zusätzlich arbeiten können. Der frei gewordene Dienst geht dann gleichzeitig an alle passend Qualifizierten, statt nacheinander angefragt zu werden.

Verlässliche Grundplanung. Wer Urlaub, Fortbildung und erwartbare Krankheitsquoten im Rahmenplan berücksichtigt, braucht seltener Einspringer. Ansatzpunkte zeigen die Beiträge Schichtmodelle in der Pflege fair planen und Urlaubsplanung in der Pflege.

Eine Einspringprämie einführen: acht Punkte

1. Einspringdienst definieren. Welcher Dienst zählt: nur der volle Dienst an einem freien Tag, auch ein zweiter Dienst am selben Tag, auch die Verlängerung? Schichttausch ausdrücklich ausnehmen.
2. Kurzfristigkeit festlegen. Ab welchem Vorlauf gilt die Anfrage als kurzfristig? Die AVR.DD setzen 48 Stunden an, das genannte Klinikum fünf Tage.
3. Höhe und Staffel bestimmen. Ein Betrag für alle oder gestaffelt nach Wochentag, Wochenende, Feiertag und Nacht. Im kirchlichen Bereich nur zugunsten der Beschäftigten vom Regelwerk abweichen.
4. Freiwilligkeit sichern. Ablehnen bleibt folgenlos. Anfragen gehen an alle passend Qualifizierten, nicht immer an dieselben Personen.
5. Arbeitszeitgrenzen prüfen. Vor der Zusage Ruhezeit, Höchstarbeitszeit und Ersatzruhetag kontrollieren, nicht erst bei der Abrechnung.
6. Dokumentation regeln. Einspringdienste im Dienstplan als solche kennzeichnen, mit Datum der Anfrage, damit Lohnbuchhaltung und Auswertung darauf zugreifen können.
7. Abrechnung klären. Lohnart, Auszahlungsmonat und Behandlung als laufendes oder einmaliges Entgelt mit der Lohnbuchhaltung festlegen; keine Vermischung mit § 3b-Zuschlägen.
8. Auswerten und nachsteuern. Einspringquote je Bereich und je Person quartalsweise ansehen. Steigt sie dauerhaft, fehlt Personal im Grundplan, und die Prämie verdeckt das Problem nur. Mitbestimmung von Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung von Anfang an einplanen.

Ein Großteil davon ist Dokumentation, die im Dienstplan ohnehin anfällt. In Aplano lassen sich frei gewordene Dienste als offene Schichten ausschreiben, auf die sich passend qualifizierte Beschäftigte per App bewerben; die Zusage ist damit nachvollziehbar dokumentiert. Hinweise zu Pausen- und Ruhezeitkonflikten erscheinen bereits beim Planen, und über Auswertungen und Exporte lassen sich die tatsächlich geleisteten Dienste an die Lohnabrechnung übergeben. Offene Schichten, Zeiterfassung und Auswertungen gehören zum Pro-Tarif (4,50 Euro je Mitarbeiter und Monat zuzüglich MwSt., Stand Juli 2026). Welche Systeme sich für Pflegeteams sonst eignen, zeigt der Systemvergleich.

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