Zeitarbeit in der Pflege: Recht, Kosten und Dienstplan aus Sicht der Einrichtung

Begriffe: Zeitarbeit, Leiharbeit, Leasing – und was nicht dazugehört

Im Pflegealltag werden drei Wörter für dasselbe verwendet. Zeitarbeit, Leiharbeit und Personalleasing meinen die Arbeitnehmerüberlassung: Ein Verleiher mit Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit stellt die Pflegekraft an und überlässt sie einer Einrichtung, in deren Arbeitsorganisation sie eingegliedert ist und deren Weisungen sie folgt (§ 1 Abs. 1 AÜG). Rechtlich hat die Leasingkraft damit zwei Bezugspunkte: den Arbeitsvertrag mit dem Verleiher und die tatsächliche Arbeit im Dienstplan der Einrichtung.

Zwei Modelle sind davon abzugrenzen. Bei der Personalvermittlung entsteht ein Arbeitsverhältnis direkt mit der Einrichtung; der Vermittler erhält ein einmaliges Vermittlungsentgelt. Bei Honorarkräften tritt eine Pflegekraft als Selbständige auf. Das Bundessozialgericht hat am 7. Juni 2019 entschieden, dass Honorarpflegekräfte in stationären Pflegeeinrichtungen regelmäßig nicht selbständig, sondern abhängig beschäftigt und damit sozialversicherungspflichtig sind (B 12 R 6/18 R). Für Einrichtungen bleibt deshalb in der Praxis die Überlassung nach dem AÜG der rechtssichere Weg, externes Personal kurzfristig einzusetzen.

Zur Größenordnung: Nach dem Bericht der Bundesagentur für Arbeit vom Mai 2026 waren 2025 rund 32.000 Personen im Rahmen eines Leiharbeitsverhältnisses in der Pflege tätig, knapp 2 Prozent der sozialversicherungspflichtig beschäftigten Pflegekräfte. Das waren 5.000 weniger als im Vorjahr; 2023 hatte die Zahl mit fast 43.000 ihren Höchststand erreicht. In welchen Einrichtungsarten die Leasingkräfte arbeiten, lässt sich aus der Statistik nicht ablesen.

Der rechtliche Rahmen aus Sicht der Einrichtung

Das AÜG richtet sich nicht nur an den Verleiher. Mehrere Pflichten liegen ausdrücklich beim Entleiher, also bei der Pflegeeinrichtung oder dem Krankenhaus. Die folgende Übersicht fasst die Regeln zusammen, die für PDL, Stationsleitung und Personalabteilung praktisch relevant sind.

Was Leasingkräfte verdienen – und wo die Untergrenze liegt

Die Frage nach dem Gehalt in der Zeitarbeit stellt sich für Einrichtungen vor allem als Frage nach der Untergrenze und nach dem Verhältnis zum eigenen Tarif. Drei Regeln greifen ineinander. Erstens der Gleichstellungsgrundsatz: Die Leasingkraft hat Anspruch auf das Arbeitsentgelt vergleichbarer Beschäftigter der Einrichtung (§ 8 Abs. 1 AÜG). Zweitens die tarifliche Abweichung: Wendet der Verleiher einen Zeitarbeitstarifvertrag an, darf dieser für die ersten neun Monate einer Überlassung davon abweichen (§ 8 Abs. 4 AÜG). Drittens die Branchenuntergrenze: In ambulanten Diensten und stationären Pflegeeinrichtungen gilt der Pflegemindestlohn auch dann, wenn der Verleiher selbst kein Pflegebetrieb ist (§ 8 Abs. 3 AEntG). Seit dem 1. Juli 2026 sind das 16,52 € für Pflegehilfskräfte, 17,80 € für qualifizierte Pflegehilfskräfte und 21,03 € für Pflegefachkräfte; die Stufen im Einzelnen stehen im Beitrag zum Pflegemindestlohn 2026 und 2027.

In der Praxis zahlen Verleiher in der Pflege häufig nicht nur die Untergrenze. Die Bundesagentur für Arbeit stellte im Mai 2025 fest, dass das Medianentgelt von Leiharbeitnehmenden in der Pflege bei Fachkräften und Spezialisten über dem ihrer direkt bei der Einrichtung beschäftigten Kolleginnen und Kollegen liegt. Belastbare Durchschnittswerte für einzelne Regionen oder Qualifikationen veröffentlicht die Statistik nicht; Angaben von Jobportalen sind keine geeignete Planungsgrundlage.

Was Zeitarbeit die Einrichtung kostet

Für die Einrichtung ist nicht das Entgelt der Leasingkraft maßgeblich, sondern der Verrechnungssatz, den der Verleiher je Stunde berechnet. Er enthält neben dem Lohn die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Ausfallzeiten, Verwaltung, Fahrt- und Unterkunftskosten sowie die Marge des Verleihers. Entscheidend ist, welcher Teil davon refinanziert wird.

Langzeitpflege: Seit dem 1. Juli 2023 gelten nach § 82c Abs. 2b SGB XI für Entgelte von Personal ohne direktes Arbeitsverhältnis – ausdrücklich auch Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer – dieselben Wirtschaftlichkeitsmaßstäbe wie für eigenes Pflege- und Betreuungspersonal. Tarifgebundene Einrichtungen bekommen also Leasingkosten bis zur Höhe ihres eigenen Tarifs anerkannt, nicht tarifgebundene bis zu dem Rahmen, der sich aus dem regional üblichen Entlohnungsniveau ergibt. Die Zahlung von Vermittlungsentgelten kann nicht als wirtschaftlich anerkannt werden.

Krankenhaus: Nach § 6a Abs. 2 KHEntgG ist bei Pflegepersonal ohne direktes Arbeitsverhältnis der Teil der Vergütung, der über das tarifvertraglich vereinbarte Arbeitsentgelt hinausgeht, nicht im Pflegebudget zu berücksichtigen – und damit auch keine Vermittlungsentgelte.

Die Formel wirkt trivial, wird in der Praxis aber selten gerechnet. Der Grund: Leasingstunden werden oft als Sachkosten gebucht und fallen im Personalcontrolling nicht auf. Wer die Lücke je Monat und Wohnbereich sichtbar macht, hat eine belastbare Grundlage für die Frage, ob eine zusätzliche Planstelle oder ein Springerpool günstiger wäre als die dauerhafte Überbrückung.

Die Wirkung auf das Stammteam

Der teuerste Effekt der Zeitarbeit steht in keiner Rechnung. Leasingkräfte können sich ihre Einsätze beim Verleiher häufig aussuchen; der Bundesrat hielt in seiner Entschließung vom 2. Februar 2024 fest, dass Zeitarbeitsfirmen Leasingkräften in der Pflege große Zugeständnisse bei Bezahlung und Einsatzzeiten machen – mit der Folge einer Ungleichbehandlung der Stammbelegschaften. Im Dienstplan zeigt sich das an einer typischen Verteilung: Die Leasingkraft übernimmt die gebuchten Frühdienste unter der Woche, Wochenenden, Nächte und Feiertage bleiben beim Stammpersonal.

Das Ergebnis ist ein Kreislauf, den viele Leitungen kennen: Die Last auf dem Stammteam steigt, Beschäftigte reduzieren Stunden oder wechseln selbst in die Zeitarbeit, der Leasingbedarf wächst. Die Bundesagentur für Arbeit beobachtete zudem, dass im Juni 2024 zwölf Prozent aller Nebenjobber in der Pflege als Leiharbeitnehmende beschäftigt waren – über alle Berufe hinweg war es gut ein Prozent. Die Kombination aus reduzierter Hauptstelle und Leasing-Nebenjob ist also kein Randphänomen.

Politische Diskussion: Stand September 2026

Die Begrenzung der Leiharbeit in der Pflege wird seit Jahren diskutiert; geltendes Recht sind bislang nur die oben beschriebenen Refinanzierungsgrenzen. Zur Einordnung der Vorhaben:

Bundesrat, Februar 2024: Mit der Entschließung „Eindämmung der Leiharbeit in der Pflege“ (Drucksache 214/23) forderte der Bundesrat die Bundesregierung auf, Leiharbeit in Krankenhäusern und in der Langzeitpflege wirksam zu begrenzen und Springerpools sowie betriebliche Ausfallkonzepte gezielter zu unterstützen. Eine Entschließung ist eine politische Aufforderung, kein Gesetz.

Pflegeneuordnungsgesetz, Referentenentwurf vom 5. Juni 2026: Der Entwurf des Bundesgesundheitsministeriums sieht vor, die Tariftreue-Systematik der Pflegeversicherung befristet auszusetzen. Nach dem Entwurf wären unter anderem § 82c Abs. 1, 2 Satz 1, 2a, 2b und 3 SGB XI vom 2. Januar 2027 bis zum 31. Dezember 2030 nicht anzuwenden – also auch die Regel, die Leasingkosten an das Niveau des Stammpersonals bindet. Ein Kabinettsbeschluss war bis zum 30. September 2026 nicht bekannt. Ob und in welcher Form die Regelung kommt, ist offen; bis dahin gilt § 82c Abs. 2b SGB XI unverändert.

Alternativen zur Zeitarbeit

Leasing ist dann sinnvoll, wenn es eine echte Lücke überbrückt, etwa eine unbesetzbare Stelle bis zum Start einer Neueinstellung. Für wiederkehrende Ausfälle ist es fast immer die teuerste Lösung. Drei Alternativen setzen an unterschiedlichen Stellen an.

Interner Springerpool. § 75 Abs. 3 SGB XI verlangt, dass die Landesrahmenverträge auch Personalpools oder vergleichbare betriebliche Ausfallkonzepte auf Grundlage einer einrichtungsspezifischen Konzeption umfassen, mit denen die vereinbarte Personalausstattung bei kurzfristigen Ausfällen gesichert wird. Springerpools sind damit in der Langzeitpflege als Teil der vereinbarten Personalausstattung angelegt; die Einzelheiten regelt der jeweilige Landesrahmenvertrag. Wie ein Pool dimensioniert und organisiert wird, beschreibt der Beitrag zu Ausfallmanagement und Springerpool.

Einspringregeln und Einspringprämien. Wer aus dem Frei einspringt, tut das freiwillig, sofern keine Rufbereitschaft angeordnet ist. Eine verlässliche Prämie oder ein Zeitbonus für kurzfristiges Einspringen, festgelegt in Tarif, Betriebs- oder Dienstvereinbarung, macht diese Freiwilligkeit planbarer. Wo die rechtlichen Grenzen des Einspringens liegen, erläutert der Beitrag Dienstplan kurzfristig ändern.

Verfügbarkeiten statt Telefonkette. Teilzeitkräfte, die Stunden aufstocken möchten, hinterlegen Zeiten, zu denen sie zusätzlich arbeiten können. Offene Dienste werden an alle passend Qualifizierten gleichzeitig ausgeschrieben. Das ersetzt keine Planstelle, verkürzt aber die Suche und macht sichtbar, wie oft die Einrichtung auf Zusatzdienste angewiesen ist.

Leasingkräfte sauber in den Dienstplan integrieren

Wenn Zeitarbeit nötig ist, entscheidet die Integration darüber, ob die Leasingkraft entlastet oder zusätzliche Arbeit erzeugt. Acht Punkte gehören vor den ersten Dienst.

1. Qualifikation vor dem Einsatz prüfen. Im Überlassungsvertrag steht, welche Qualifikation die Einrichtung verlangt (§ 12 Abs. 1 AÜG). Die Berufsurkunde oder Erlaubnis zum Führen der Berufsbezeichnung sollte vor dem ersten Dienst vorliegen, nicht erst am Einsatztag.
2. Rolle im Plan eindeutig zuordnen. Die Leasingkraft füllt die Rolle, für die ihre Qualifikation nachgewiesen ist – Fachkraft, qualifizierte Hilfskraft oder Hilfskraft. In der Langzeitpflege entspricht das den Qualifikationsniveaus der Personalbemessung nach § 113c SGB XI.
3. PpUGV-Anrechnung klären. Die PpUGV definiert Pflegekräfte über Berufserlaubnis und Ausbildung (§ 2 Abs. 1), nicht über das Arbeitsverhältnis. Wie Leasingstunden der Station und Schicht zugeordnet und im Nachweis erfasst werden, legt das Pflegecontrolling fest; die Verhältniszahlen erläutert der Beitrag zu den Pflegepersonaluntergrenzen.
4. Einweisung und Unterweisung einplanen. Die Einrichtung muss vor Arbeitsbeginn über Gefahren und Schutzmaßnahmen unterweisen (§ 11 Abs. 6 AÜG). Für Medizinprodukte wie Infusionspumpen oder Beatmungsgeräte ist eine Einweisung in die Handhabung erforderlich (§ 4 Abs. 3 MPBetreibV). Die Einweisungszeit gehört als eigener Dienstanteil in den Plan, nicht in eine laufende Schicht.
5. Zugänge vorbereiten. Dokumentationssystem, Medikamentenschrank, Schlüssel und Notfallnummern sind am ersten Tag verfügbar. Fehlt der Zugang, dokumentiert die Stammkraft doppelt.
6. Arbeitszeit über alle Arbeitgeber prüfen. Arbeitszeiten bei mehreren Arbeitgebern sind zusammenzurechnen (§ 2 Abs. 1 ArbZG). Bei Leasingkräften mit Hauptbeschäftigung anderswo sollte die Einrichtung die Ruhezeit von elf Stunden und die Tageshöchstarbeitszeit abfragen; die Grundregeln stehen im Beitrag zum Arbeitszeitgesetz in der Pflege.
7. Ist-Zeiten erfassen. Die tatsächlich geleisteten Stunden sind Grundlage der Abrechnung mit dem Verleiher, der Höchstdauerrechnung und des PpUGV-Nachweises. Ein Stundenzettel des Verleihers ersetzt die eigene Erfassung nicht.
8. Einsatzhistorie führen. Je Leasingkraft Beginn, Ende und Unterbrechungen der Einsätze festhalten, um die 18-Monats-Grenze und die Drei-Monats-Regel zu überwachen. Nach sechs Monaten kann die Leasingkraft zudem in Textform eine Übernahme anfragen; die Einrichtung muss binnen eines Monats begründet antworten (§ 13a Abs. 2 AÜG).

Softwareseitig ist das vor allem eine Frage der Einrichtung. In Aplano lassen sich Qualifikationen je Person hinterlegen und Schichten nach Rolle besetzen, sodass eine Fachkraftlücke im Plan auffällt, unabhängig davon, ob die Person angestellt oder überlassen ist. Offene Schichten werden an passend qualifizierte Beschäftigte ausgeschrieben, und die Zeiterfassung im Pro-Tarif liefert die Ist-Zeiten für Abrechnung und Nachweise. Auf Capterra kommt Aplano auf 4,8 von 5 (113 Bewertungen), auf OMR Reviews auf 4,7 von 5 (206 Bewertungen), Stand Juli 2026. Die Prüfung der Überlassungsverträge und der PpUGV-Kennzahlen bleibt Aufgabe von Personalabteilung und Pflegecontrolling. Welche Systeme für Pflegeeinrichtungen sonst infrage kommen, zeigt der Systemvergleich; die Rolle der Leitung beim Personaleinsatz beschreiben die Beiträge zur Pflegedienstleitung und zur Stationsleitung.

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